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Fonctionnalités Achats & fournisseurs

Chaque achat rattaché à son chantier, contrôlé jusqu'à la facture.

Demandes de prix, commandes, réceptions et factures fournisseurs s'enchaînent dans le même système, rattachées à l'affaire ou à l'intervention qui les a déclenchées.

Le matériel est commandé par téléphone, la facture fournisseur arrive trois semaines plus tard, et personne ne sait plus pour quel chantier. Dans maintXpro, chaque achat part d'un tarif négocié, suit un circuit de validation et reste rattaché à son affaire. La facture se rapproche de ce qui a été commandé et reçu, et la marge du chantier en tient compte aussitôt.

  • Tarifs fournisseurs importés et négociés
  • Commande, réception et facture rapprochées
  • Documents des sous-traitants suivis à date

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Le processus

Du besoin à la facture fournisseur

Un achat suit toujours le même chemin, et chaque étape garde la trace de l'affaire ou de l'intervention qui l'a demandé.

  1. Besoin

    Exprimé depuis l'affaire, l'intervention ou une règle de stock

  2. Demande de prix

    Plusieurs fournisseurs consultés, réponses comparées avant de choisir

  3. Validation

    Circuit d'approbation selon le montant ou la nature

  4. Commande

    Envoyée au fournisseur, livrée au dépôt ou chez le client

  5. Réception

    Quantités reçues contrôlées, stock et affaire mis à jour

  6. Facture

    Facture fournisseur rapprochée de la commande et de la réception

Dans le détail

La facture fournisseur rapprochée de la réception

La facture fournisseur se génère depuis la réception et se compare à la commande : quantités, prix, remises. Un écart se voit avant le paiement, pas lors d'un litige des mois plus tard. Les factures reçues au format électronique s'intègrent sans ressaisie, et l'écriture comptable suit.

  • Facture fournisseur générée depuis la réception, contrôlée contre la commande
  • Factures fournisseurs dématérialisées, lues et intégrées sans ressaisie
  • Vous payez ce qui a été commandé et reçu, rien de plus

Un référentiel fournisseurs tenu à jour

Chaque fournisseur et chaque sous-traitant a sa fiche : contacts, conditions de paiement, catalogues, contrats, historique des commandes et documents. Vos acheteurs et vos conducteurs de travaux consultent la même information. Quand un fournisseur change ses conditions, la mise à jour se fait une fois et vaut pour toute l'entreprise.

  • Fiche fournisseur avec contacts, conditions de paiement et historique des commandes
  • Sous-traitants gérés comme des fournisseurs, avec leurs propres documents
  • Plus besoin de demander au collègue qui « connaît bien ce fournisseur »

Demandes de prix et catalogues fournisseurs

Vous importez les listes de prix de vos fournisseurs et y appliquez vos remises négociées. Pour un achat important, la demande de prix part à plusieurs fournisseurs, et les réponses se comparent avant de commander. Le prix obtenu sert ensuite de base au chiffrage de vos devis.

  • Import des listes de prix fournisseurs, avec vos remises négociées appliquées
  • Demandes de prix adressées à plusieurs fournisseurs, puis comparées
  • Vous commandez au meilleur prix obtenu, pas au dernier tarif connu

Commandes validées, réceptions suivies

La commande fournisseur suit le circuit de validation que vous avez défini, selon son montant ou sa nature. À l'arrivée du matériel, la réception, partielle ou totale, met le stock à jour. Les reliquats restent visibles tant qu'ils ne sont pas livrés, ligne par ligne.

  • Circuits de validation selon le montant, la famille d'achat ou le demandeur
  • Bons de réception générés depuis la commande, réceptions partielles et reliquats compris
  • Plus de commande passée sans accord, ni de matériel attendu oublié

Achats rattachés à l'affaire ou à l'intervention

Chaque commande fournisseur porte l'affaire ou l'intervention qui l'a déclenchée. Le coût remonte dans la marge du chantier et se refacture au client quand le contrat le prévoit. Pour une pose rapide, le fournisseur livre directement chez votre client, et la réception se rattache à la commande de vente.

  • Achats et sous-traitance imputés à l'affaire, visibles dans sa marge
  • Livraison directe du fournisseur chez le client, liée à la commande de vente
  • Le matériel n'a plus besoin de passer par votre dépôt pour être tracé

Contrats et conformité des fournisseurs

Les contrats fournisseurs déclenchent une alerte avant leur échéance ou leur renouvellement. Pour vos sous-traitants, maintXpro suit les documents obligatoires et vérifie leur validité à date, avec un tableau de bord des pièces qui expirent. Un acheteur public ou un grand compte vous réclame ces justificatifs : ils sont prêts.

  • Alertes avant échéance ou renouvellement des contrats fournisseurs
  • Documents obligatoires des sous-traitants vérifiés à date, avec alertes d'expiration
  • Un sous-traitant ne part plus sur site avec une attestation périmée

Trois situations que ça règle

La facture fournisseur qu'on ne sait pas imputer

Elle arrive un mois après la livraison, avec une référence de commande que personne ne retrouve. La comptabilité fait le tour des bureaux pour savoir à quel chantier l'affecter. Quand la facture se rapproche de la commande et de la réception, elle est déjà rattachée à l'affaire, et la marge du chantier est juste.

Le sous-traitant aux documents périmés

Un donneur d'ordre vous demande les attestations de vos sous-traitants avant d'ouvrir le chantier. L'une a expiré le mois dernier, et personne ne l'a vu. Avec la validité suivie à date et une alerte avant l'échéance, vous relancez le sous-traitant bien avant que votre client ne vous le reproche.

Le matériel commandé deux fois

Le conducteur de travaux commande le matériel du chantier, le magasinier aussi, faute de voir la première commande. Le surplus dort ensuite au dépôt pendant des mois. Quand chaque achat est rattaché à son affaire et passe par le même circuit de validation, le doublon se voit avant l'envoi au fournisseur.

Ce qui se règle, sans développement

Le module arrive pré-paramétré pour votre métier. Voici ce qu'on ajuste avec vous au démarrage, sans écrire une ligne de code.

Comment se déroule un projet

  • Les circuits de validation selon le montant ou la nature de l'achat
  • Les tables de décision qui orientent chaque demande vers le bon valideur
  • Les formats d'import des listes de prix fournisseurs
  • La liste des documents exigés de vos fournisseurs et sous-traitants
  • Les délais d'alerte avant l'échéance des contrats et des documents
  • Les modèles de demande de prix et de bon de commande
  • Les champs obligatoires d'une commande, comme l'affaire de rattachement

Un seul système, pas dix logiciels

Les autres modules

Vente & CRM CRM, opportunités, devis, tarifs clients Achats & fournisseurs Vous êtes ici Fournisseurs, demandes de prix, tarifs d'achat Stock & production Stocks, inventaires, numéros de série, garanties Chantiers & affaires Gestion à l'affaire, rentabilité, situations GMAO & interventions Contrats, parc, planning, application terrain Facturation & comptabilité Factures, e-facture, EBICS, relances, comptabilité Ressources humaines Salariés, habilitations, congés, véhicules Pilotage & BI Tableaux de bord en temps réel, sur tout

Une démonstration vaut mieux que mille mots

2 heures et vous repartez en sachant si maintXpro correspond à votre organisation, et ce que ça vous coûterait.

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